Taşınırlarla İlgili Sık Sorulanlar

Bağış Olarak Edinilen Taşınırların Kaydı Nasıl Yapılır
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 40 ıncı maddesi uyarınca "Kamu yararına kullanılmak üzere kamu idarelerine yapılan şartlı bağış ve yardımlar, ... hizmeti yapacak idarenin üst yöneticisi tarafından uygun görülmesi halinde" kabul edilebileceği hükme bağlanmış olup, Bakanlığımızca gerçek ve tüzel kişilerden şarta tabi bağış ve yardım kabul edilmemektedir.
Bakanlık merkez ve merkez dışı harcama birimlerine yapılan şartsız bağışlar için ise; bağış yapan kişi veya kuruluşun bağışlamak istediği taşınır malları belirtilen yazı ile bağış yapacağı birime başvurması üzerine, harcama birimine katkı anlamına gelen kurum bütçesine bakım, onarım ve işletme giderleri yönünden ilave yük getirmeyeceği ve kurum hizmetlerinin hukuka uygun yürütülmesini etkilemeyeceği düşünülen taşınırların, harcama yetkililerin uygun görmesi halinde kamu hizmetine tahsis edilmek üzere Taşınır Mal Yönetmeliğinin 16 ncı maddesi gereğince harcama birimi ve ilgili muhasebe birimi kayıtlarına alınması gerekmektedir.
Söz konusu taşınırların nerede ve ne şekilde kullanılacağının takdiri ile bağış olarak verilmek istenen taşınırların harcama birimi bütçesine bakım ve onarım yönünden ilave yük getirip getirmeyeceği ilgili harcama birimi teknik personeli tarafından kontrol edilerek kullanıma uygun bulunması halinde kamu hizmetine tahsis edilmek üzere 5018 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesi uyarınca bağış olarak kabulünün harcama yetkilisince değerlendirilerek kayıtlara alınması gerekmektedir.

Kurum Dışı Taşınır Devir İşlemleri Nasıl Yapılır

  • Devralmak isteyen harcama biriminin, devredecek harcama biriminden taşınır malzeme talebini içeren yazı
  • Devredecek birimin, bu talebe istinaden devretmek istediği taşınırlarını liste halinde miktar ve tutarlarıyla kaydedildiği Taşınır Devir Protokolü (Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Tebliğde belirtilen limitleri aşması halinde) Üst Yönetici Olarak Strateji Geliştirme Başkanı tarafından imzalanacaktır.
  • Söz konusu taşınırların nasıl ihtiyaç fazlası olduğunu açıklayıcı ve devrin uygun olacağının harcama yetkilisince onaylanmış komisyon kararı.

Üst yazı ekinde Başkanlığımıza gönderildikten sonra Başkanlığımızca
Devre ilişkin üst yöneticiden şartlı onay alınacak ve ekinde (08/09/2007 tarihli ve 26637 sayılı R.G.) Taşınır Mal Yönetmeliği I Sayılı Genel Tebliğ gereğince her iki kurumun Üst Yöneticileri tarafından imzalanması gereken protokol düzenlenerek harcama biriminize gönderilecektir.

Not: Belirlenen limitler Kuruluş Merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi bulunan illerde 3 kat olarak uygulanır.

Kurum İçi Taşınır Devir İşlemleri Nasıl Yapılır

1) Devralmak isteyen harcama biriminin, devredecek harcama biriminden taşınır malzeme talebini içeren yazı

2) Kurum içinde devir protokolü yoktur. Aynı kamu idaresinin harcama birimleri arasında devir işlemleri söz konusu Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Tebliğde belirtilen limitleri aşması halinde, taşınırları devralmak isteyen harcama biriminin yazılı talebi ve devredecek birimin harcama yetkilisinin uygun görüşü alınmak suretiyle yapılacaktır.

3) Söz konusu taşınırların nasıl ihtiyaç fazlası olduğunu açıklayıcı ve devrin uygun olacağının harcama yetkilisince imzalanmış karar/tutanak.

Not: Belirlenen limitler Kuruluş Merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi bulunan illerde 3 kat olarak uygulanır.

Araç Düşüm İşlemleri Nasıl Yapılır

Tanışır Mal Yönetmeliğinin 28 inci maddesinin 4 fıkrasına göre hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırların düşüm işleminin, taşınırın kayıtlı değeri üzerinden yapılacağı hükme bağlanmıştır.
Ancak, ekonomik ömrünü doldurmuş olan taşıtların kayıtlardan düşümü için taşınırların kayıtlardan çıkarılmasında harcama yetkilisi ile üst yöneticiye ait parasal sınırların düzenlendiği 2013/1 sayılı Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğde belirtilen limitler dikkate alınmaksızın, 237 sayılı Taşıt Kanununun 13 üncü maddesinin 2 nci fıkrasına göre “taşıt muayene ve kontrol raporunun” düzenlenerek taşıtların edinme ve tahsis işlemlerinden sorumlu olan Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından, Cezaevleri için araç düşüm işlemleri ise Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürülüğü tarafından yapılmaktadır.

Kullanılamaz Duruma Gelen Bayrakların İşlemleri Nasıl Yapılır

Eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş bayrakların Türk Bayrağı Tüzüğünün 38 inci maddesi uyarınca çıkarılan Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik hükümleri gereğince ilgili yerlere teslim edilmesinde de birinci fıkra hükmü uygulanır.

Demirbaş Düşüm İşlemleri Nasıl Yapılır

18 Ocak 2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliğinin 28 inci maddesi gereğince ekonomik ömrünü tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gereken taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinde; harcama yetkilisince belirlenecek hurdaya ayırma komisyonu, taşınırların hurdaya ayrılmasına konu belge ve bilgileri (hurdaya ayrılacak malzemenin durumunu gösterir işin uzmanınca düzenlenecek rapor, tutanak) içeren gerekçeli kararını ve Yönetmelik ekindeki örneğe uygun olarak (TMY Örnek No:10) komisyonca düzenlenecek  “kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı”nın taşınırların kayıttan düşümünü sağlamak üzere harcama yetkilisinin onayına sunulması gerekmektedir.

Düşüm İçin Gerekli Belgeler:

  • Hurdaya Ayırma Komisyon Kararı
  • Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı
  • Bilirkişi Raporu (malzemenin niçin hurdaya ayrıldığına dair hurdaya ayrılacak malzemenin durumunu gösterir işin uzmanınca düzenlenecek tutanak, rapor.)

Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlardan kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Tebliğde belirtilen limitleri aşması halinde belirlenen tutarı aşan taşınırlar ise kamu idaresi üst yöneticisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. 

NOT: Belirlenen limitler Kuruluş Merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi bulunan illerde 3 kat olarak uygulanır.

Sayım Fazlası Giriş Yapılması Halinde

Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara
alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır.

Not:
Niçin sehven fazladan giriş yapıldığını belirtir tutanak

Düşüm İçin Gerekli Belgeler:

  • Komisyon Kararı (Niçin sehven fazladan giriş yapıldığına dair komisyon kararı),
  • Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı,

Belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve Taşınır Mal Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükmüne göre işlem yapılır.

İle birlikte Başkanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir.

TKYS Kuruş Farkları İşlemleri Nasıl Yapılır

Envanter girişleri kayıtlı değerler üzerinden yapılmaktadır. Yani KDV eklenmiş değerleri esas alarak TKYS'ye giriş yapmak gerekir. Eğer yuvarlamadan kaynaklı kuruş farkları oluşursa kuruş farkları cetvelini hazırlanıp muhasebe birimine gönderilir. TKYS=Muhasebe eşitliğini sağlanır.

Sayım Noksanı Giriş Yapılması

Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır.

TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİYLE İLGİLİ SIKÇA SORULAN SORULAR

1.Sistemle ilgili sorunum var size nasıl ulaşacağım?

Sorun yaşadığınızda öncelikle sıkça sorulan soruları ve cevaplarını ayrıca yapılan son duyurularımızı inceleyiniz. Eğer bu sorular ve açıklamalar içerisinde cevabınızı bulamazsanız lütfen sorununuzu detaylı şekilde tasinir@muhasebat.gov.tr adresine veya TKYS Talep İletme Ekranından bağlı olduğunuz saymanlığınızın ve biriminizin kodlarıyla birlikte gönderin. Saymanlık ve birim kodlarınızı bilmiyorsanız TKYS ye giriş yaptığınızda ve taşınır kayıt kontrol yetkilisi ekranına geçtiğinizde sayfanın üst orta kısmında yazan kodlardan yardım alabilirsiniz.

2.Şifremi unuttum/ e-posta bilgilerim değişti ne yapmalıyım?

Giriş ekranındaki “Şifremi unuttum” butonuna tıklayın. Ekrana gelecek formu doldurun ve gönderin, yeni şifreniz kayıtlı eposta adresine sistem tarafından otomatik olarak gönderilecektir.
Eğer tanımlı olan e-posta adresi yanlışsa bu durumda sorununuzu bağlı bulunduğunuz saymanlığa ( Malmüdürlüğü , Muhasebe Müdürlüğü gibi)  belirterek UYGULAMA  Destek Hattı‘ndan “TC Kimlik Numarası ve doğru e-posta adresi” nizin içinde bilgi olarak bulunan bir  çağrı açmasını sağlayınız.

3.Mesaj gönderdim kaç gün geçmesine rağmen hala cevaplanmadı.

TKYS modülünden mesaj gönderdiğinizde bu mesaj doğrudan SGB Taşınır kullanıcınıza iletilmektedir. Bu mesajları ise bizim görme yetkimiz yoktur. Sorunlarınızı tasinir@muhasebat.gov.tr adresine saymanlık ve birim kodlarınızla birlikte göndermediğiniz müddetçe sorununuz çözümlenemeyecektir.

4.İstek birim yetkilisinin e-mail adresini değiştiremiyorum.

İstek birimi yetkilisi rolünü vermek istediğiniz kişilere daha önce KBS sisteminde rol verildi ise yetkilendirme işlemlerinde şifre bilgisi aktifleşmez.
Tanımlı olan e-posta adresi yanlışsa bu durumda sorununuzu bağlı bulunduğunuz saymanlığa ( Malmüdürlüğü , Muhasebe Müdürlüğü gibi)  belirterek UYGULAMA  Destek Hattı‘ndan “TC Kimlik Numarası ve doğru e-posta adresi” nizin içinde bilgi olarak bulunan bir  çağrı açmasını sağlayınız.

5.Yeni kurulan harcama birimimize başka modüllerde yetki verilebilmesine rağmen kurumların taşınır kayıtları için yetkilendirme yapamıyorum.
Kurumlardan sıklıkla sorun olarak iletilen TMYS programında görünmesi istenmeyen veya görünmesi gerekirken görünmeyen kurumlar ile alakalı çalışma yapılmıştır. Bu çalışma kapsamında 08/05/2013 tarihinde SGB taşınır kullanıcılarına duyuru yapılmıştır. Aslında bu birim sistemimize tanımlıdır ancak kurumun SGB taşınır kullanıcısı tarafından aktifleştirme işlemi yapılmadığı için görülmemektedir. Lütfen kurumun SGB taşınır kullanıcısına başvurunuz.

6.Devir TİFi oluşturuldu ancak devralma TİFi sistemime düşmedi.

Otomatik oluşan TİF aynı kurumların farklı harcama birimleri arasında yapılan işlemde gerçekleşir. Ancak farklı kurumlar arası işlem söz konusu olduğunda girişi yapacak kurum TKYS’de oluşacak bir otomatik devir TİF inden değil kurumlar arası devralma işlem seçeneği ile devralma işlemini yapacaktır.

7.Yıl Sonu İşlemlerimi beklemede olan işlemler uyarısı nedeniyle yapamıyorum.

Uyarı penceresinde çıkan uyarıda tamamlanmamış işlemler ve bu işlemleri oluşturan kullanıcılar gösterilmektedir. Kimin ismi çıkıyorsa o kişinin işlemi yarım kalmıştır. Eğer kurumdan ayrılan personelse Yönetici İşlemleri- Kurumdan ayrılan personele ait rezerveleri  iptal etme bölümünden kayıtlar silinmelidir. Eğer hala görevli kişi ise bu durumda da uyarı hangi modülü işaret ediyorsa o bölüme gidilip bakılmalıdır. O modüle gidilip bakılmasına rağmen yarım kalan işleme rastlanmıyorsa Yönetici İşlemleri-Hatalı Rezerveleri iptal etme menüsünden kayıtlar yüklenerek kayıtlar silinmelidir. Tüm bu işlemler yapılmasına rağmen sorun hala devam ediyorsa tasinir@muhasebat.gov.tr adresine yaşanılan sorun detayları aktarılmalıdır.

8.Tüketim Malzemesi çıkış TİFini onaylamaya çalıştığımda “yetersiz stok” uyarısı vermektedir.

Sisteme giriş yaptığınızda bu onaysız TİFi silin. TİFi sildikten sonra Yönetim işlemleri-Stok Miktarını güncelleme bölümüne gelerek stoklarınızı güncelleyin. Tekrar işleminizi gerçekleştirin.

9.Demirbaşlardan zimmet vermek istediğimde malzemeler üzerimde rezervli görünmekte ve başka personele zimmet verememekteyim.

11/12/2013 tarihli duyurumuza göre Yönetim İşlemleri menüsünde «Hatalı Rezerveleri İptal Etme» bölümünden işlem yapılmalıdır.

10.TİF üzerinde birim fiyat gözükmüyor.

Onaysız Tüketim malzemesi çıkış TİFlerinde birim fiyat gözükmez. Tüketim malzemelerin çıkışında stok yöntemlerinden İLK GİREN İLK ÇIKAR yöntemi uygulanmakta ve aynı anda başkaca taleplerin karşılanması mümkün olabilmektedir. Bu nedenle birim fiyat ancak TİF onaylandığında oluşur.

11.Malzeme ekleyip diğer bilgileri girdikten sonra ambar seçemiyorum isim bölümü boş geliyor.
Böyle bir durum sayım işlemlerine başlayıp yarım bıraktığınızda veya tanımlar bölümünde yer alan ambarınızı pasif hale getirdiğinizde olur. Sayım Tutanakları Listesi Bölümüne gelip onaysız tutanağı silin veya tanımlar bölümünde ambarınızı tekrar aktif hale getirin. Giriş işlemini bir daha deneyin.

12.Bir kişi hem konsolide yetkilisi hem de taşınır İstek birim yetkilisi olarak tanımlanacak. Ama kişi tanımlama butonundan kişi gelmiyor.

Kişiye aynı harcama biriminden sadece bir rol atanabilir.Ancak konsolide yetkisini başka harcama biriminden verirseniz bir kişiye birden fazla rol vermek mümkün olacaktır.Çünkü;(kurumun geneline haiz bir yetki olması nedeniyle hangi harcama biriminden verildiğinin önemi yoktur.)

14.İşlemleri TKYS’den yapılmasına karşın muhasebeleştirme işlemleri manuel yapılmıştır. Bu nedenle HYS açıldığında her seferinde kayıtların beklemekte olduğuna dair uyarı çıkmaktadır. Bu durum yıl sonu işlemlerimize engel olur mu?

Asıl önemli olan TKYS ile muhasebenin denkliğidir eğer manuel işlem yaptıysanız ve tekrar aynı işlemi HYS’ye gönderirseniz mükerrer işleme neden olursunuz. Bu uyarının gelmemesi için “HYS taşınır uygulaması dışından muhasebeleştirilmiş TİF’” seçeneğini seçerek TİF’i HYS modülündenTKYS’ye iade edin. Bu şekilde o uyarı artık gelmeyecektir. Ayrıca HYS de bekleyen işlemler yılsonu işlemlerinizi yapmanıza engel değildir.

15.Rapor almaya çalıştığımda  «pdfdökümanı yüklenemedi» uyarısı çıkmaktadır.

Kullandığınız bilgisayarda adobe ve mozillanın son sürümü kullanılmalıdır.Aksi taktirde bu raporları alamazsınız.

16.TİF üzerinde düzeltme yapmak istiyorum ancak «Düzeltmek istediğiniz TİF'e bağlı TİF'ler oluşmuştur. Düzeltme işlemi yapılamaz» uyarısı veriyor.

12/05/2014 tarihli duyurumuza göre işlem yapmalısınız.

17.Tahakkuk numarası almış TİFin düzeltilmesi nasıl yapılabilir?

Muhasebe birimince reddedilmiş bir TİF HYS’de tahakkuk numarası aldığından sistemce düzeltilememektedir. Ancak alınan bu tahakkuk numarası HYS üzerinde iptal edilerek TKYS’ye iade edilirse TİF de iptal edilebilmektedir. Ayrıca tahakkuk numarası almamış bir TİF HYS ye gönderilmiş olsa dahi üzerinde yapılan değişikliğe izin vermekte ve yapılan bu değişiklikler HYS de otomatik güncellemektedir.

18.Oluşturduğum TİFiHYS’ye gönderemiyorum buton pasif çıkıyor.

TİF eğer muhasebe işlemine tabi değilse bu buton pasif çıkmaktadır. Bu durum da 2 şekilde karşımıza çıkmaktadır:

  • Ambarlar arası devir işleminde çıkış TİFi düzenlendiğinde giriş TİFi otomatik oluşur.Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.Bu nedenle TKYS’de «Muhasebe İşlemine Tabi Değildir» uyarısı çıkar.

a) Ayrıca aynı muhasebe biriminden hizmet alan farklı harcama birimlerinde devretme TİFi oluşturulduğunda devralma TİFi onaysız şekilde otomatik olarak oluşur.Ambar güncelleme yapılmadan sistem devralma TİFinin onaylanmasına izin vermez.TİFi sadece devralan taraf HYSye gönderir ve devreden tarafın ekranında “Muhasebe İşlemine Tabi Değildir” uyarısı çıkar.

NOT: Bu iki durum olmamasına rağmen hala HYS’ye gönderme butonu aktif değilse TİFi oluşturan ve onaylayan kişi tarafından işlem yapılmıyor demektir. Kurumdan ayrılan personelin fişleri, personelin kullanıcısı iptal edildiği yada rolleri silindiği takdirde aktif kullanıcı tarafından onaylanabilmekte ve HYS’ye gönderilebilmektedir. Eğer kişi kurumdan ayrılmasına rağmen rolü silinmediyse başka kullanıcı TİFiHYS’ye gönderemez bu nedenle yapılması gereken işlem yetkinin silinmesi için bağlı olunan muhasebe birimine başvurmaktır.

19.Oluşturduğum TİFiHYS’ye göndermeye çalıştığımda "Bu TİF için devreden kurumda muhasebe işlemleri henüz tamamlanmamıştır. Devreden Birim Muhasebe işlemlerini tamamlamadan Bu TİF'i ÖEB Uygulamasına gönderemezsiniz." uyarısı çıkıyor.

Farklı muhasebeden hizmet alan harcama birimleri arası devir işlemlerinde devreden tarafından muhasebe işlemi tamamlanmadıysa bu uyarı çıkmaktadır. Henüz devreden birime ait Muhasebe İşlem Fişi(MİF) muhasebe birimince onaylanarak devretme süreci tamamlanmadan devralan birimin işlemleri yapılamaz.

20.Malzeme ekle butonuna bastığımda eklenecek malzeme listesinde ekleyeceğim ürün listelenmiyor.
Malzeme ekle butonuna basıldığında TİF tipine uygun olan ürünler listelenir. Bu nedenle 255.7.2 grubundaki materyaller ancak «KÜTÜPHANE TİFİ», 255.6 grubundaki demirbaşlar ancak «MÜZE TİFİ» seçildiğinde listelenmektedir.

21.Yabancı menşeili firmadan satın alma gerçekleştiriyorum ancak firma ekleme bölümünde firmayı ekleyemiyorum.

Sistemde yabancı menşeili firmalar için “YABANCI FİRMA” adında bir firma tanımlanarak tüm idarelerin kullanımına açılmıştır.Satın alma işleminde yabancı firmalar için bu tanımı seçmeniz gerekmektedir.

TKYS Sayım Ve Yılsonu İşlemleri Nasıl Yapılır

Sayım Ve Yıl Sonu İşlemleri
Kamu Harcama ve Muhasebe Sistemi (KBS) üzerinde oluşturulan Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) ;

Sayım Tutanağı Oluştur :  Ne kadar ambar varsa bu buton tıklanarak gerekli sayım yapılır.Eğer bu sayım yapılmadan yıl sonu işlemlerini bitir butonu tıklanırsa sistem uyarı verecek ve bu ambarların sayımı bitmeden yıl sonu işlemleri bitirilemeyecektir.

1-Sayım sonucunda ilgili ambarla ilgili  herhangi bir giriş (satın alma, envanter.bağış vs.) veya çıkış işlemi tamamlanmadıysa sayım işlemi bitirilmek istendiğinde sistem uyarı vererek  bu işlemler tamamlanmadan sayım işlemini bitirmeyecektir.Bu nedenle giriş/çıkış işlemlerinde  bırakılan onaysız fiş  ya işlemi onaylanmalı yada herhangi bir hata sonucunda oluşmuşsa silinmelidir.En son sayım bitirilmek istendiğinde ekran üstünde bulunan Sayım Miktarını Otomatik Tamamla butonu tıklanarak Kaydedilir ve yine ekran üstünde bulunan Sayım Tutanağını Sonlandır tıklanarak işlem tamamlanır.

2- Sayım sırasında yıl içinde oluşmuş sayım noksanı veya sayım fazlası ile karşılaşılırsa; ekranın üst sol tarafında bulunan Kaydet butonu tıklanıp ikinci işlem olan aynı ekran üzerinde bulunan sağ üst taraftaki sayım tutanağını sonlandır butonu tıklanır ve otomatik olarak sistem sayım fazlası işlemlerin yapılması için Kayıt Kontrol Yetkilisini yönlendirmiş olur.

  • Sayım Fazlası :Fazla olarak ortaya çıkan taşınırın sistem üzerinde birim fiyatı girilir ve ekranın sağ üst tarafında bulunan Tif Oluştur butonu tıklanır.Bu oluşturulan sayım fazlası fişler onaylı oluşacağı için sonrasında herhangi bir düzenleme yapılamayacaktır. Bundan dolayı sayım yapılırken gerekli özenin gösterilmesi gerekmektedir.
  • Sayım Noksanı : Yapılan sayım sonucunda taşınırın eksik çıkması durumunda ise  Sayım ve Yıl Sonu linkinde bulunan butonlardan Sayım Noksanı tıklanarak; ekran üzerinde bulunan Kayıtan Düşme Nedeni belirlenir ve bu malzeme demirbaşsa yapılan kayıtlardan sicili belirlenerek sicil numarasının atanması da yapılarak yine ekran üzerinde bulunan Kayıttan Düşme  Teklif Onay tutunağı Harcama yetkilisine imzalatılarak TİF  oluşturulur.
  • Eğer sayımda herhangi bir sıkıntı  yok ise Sayım Tutanağı Oluştur linki tıklanıp gerekli ambar seçimi yapılır ve ekranın üst kırılımlarında bulunan  Sayım Miktarını Otomatik  Tamamla butonu tıklanarak  yine aynı bölümde bulunan Sayım Tutanağını Sonlandır tıklanarak işlem tamamlanmış olur.
  • Sayım Tutanağı Listesi : Sayım Tutunağı Oluşturda ilgili ambarlarla işlemler yapılır. Tamamlanan ambarlarda bu sekme listelenir.
  • Yıl Sonu İşlemlerini Bitir: işlemler tamamlanıp gerekli kontroller yapılınca bu butona basılmalıdır.Akabinde yeniden düzeltme yapılamayacaktır. Bundan dolayıdır ki; illaki yılın son günü işlemler bitirilmeli gibi düşünülmemelidir. Yeni yıla geçilmiş olsa bile yıl sonu işlemlerini bitir denmediği sürece  giriş/ çıkış işlemlerini 31/12/20..  olarak atar.

Diğer  önemli bir hususta sistem üzerinden Taşınır Raporları alınıp muhasebe ile karşılaştırılmadan ve doğruluğu tespit edilmeden yıl sonu işlemlerinin                                                                                       bitirilmemesidir.

Taşınır Yıl Sonu İşlemleri

Bakanlığımız merkez ve merkez dışı harcama birimlerince 2013 yılından başlamak üzere her yıl sonu itibariyle yapılması gereken işlemlere ilişkin olarak;

  • Kurumlarca, malî yılbaşından önce harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyad ve unvanlarını gösteren listelerin gönderilmesi,

 

  • Harcama birimlerince sayım kurullarının oluşturulması ve yıl sonu sayımlarının yapılması,
  • Harcama birimi taşınır yönetim hesabının çıkartılması,

 

  • İlgili konsolide görevlilerince ilçe/il/Bölge Taşınır Hesabı Cetvellerinin çıkartılması ve ilgili konsolide görevlisine gönderilmesi,
  • Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34 üncü maddesi gereğince her yıl sonu itibariyle düzenlemesi gereken taşınır yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden oluşturularak ilgili muhasebe birimlerine onaylatılması,

 

  • Bu belge ve cetvellerin birer suretlerinin Sayıştay Başkanlığına gönderilmeksizin yetkili mercilerce istenildiğinde ibraz edilmek veya gönderilmek üzere harcama biriminde muhafaza edilmesi,
  • Bu belgelerden “Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelinin” onaylı bir suretinin ve her yıl Ocak ayına sonuna kadar taşınır konsolide görevlisine gönderilmesi,
  • Taşınır konsolide görevlilerinin ise, merkez ve mülhakat harcama birimlerine ait muhasebe birimlerince onaylanmış “Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelileri”ni temin ederek, söz konusu cetvelleri konsolide işlemine tabi tutmaksızın Şubat ayı sonuna kadar tek seferde eksiksiz olarak Başkanlığımıza göndermeleri gerekmektedir.
  • KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden yapılacak yıl sonu işlemlerinin yukarıda belirtilen tarihlere riayet edilerek her yıl sonu itibariyle yapılması gerekmektedir.

HATIRLATMALAR:

  • Sayımı yapılan yılın işlemleri bitirilmeden sonraki yıla ait giriş çıkış kayıtları yapılamaz.
  • Tüm ambarların sayım işlemi tek tek yapılacak,
  • Tüm ambarların sayım işlemi bittikten sonra “YILSONU İŞLEMİNİ BİTİR” butonunu mutlaka kullanmak gerekir.
  • Yılsonu işlemi bitir butonu kullanılmadıkça yapılan kayıtlar bir önceki yılın 31 Aralık tarihini alacaktır.
  • Yıl sonu işlemlerinin mutlaka bitirilmesi gerekmekte olup, belirtilen tarihte sistemden alınacak 14 örnek numaralı raporun Harcama Birimi Yönetim Dönemi Hesabı Cetveli muhasebe kayıtları ile karşılaştırılmak suretiyle mutabakat sağlanmadan "YIL SONU İŞLEMLERİNİ BİTİR" butonu kesinlikle kullanılmayınız.
  • Taşınır raporları menüsünden harcama birimleri bazında yönetim hesabı için istenilen diğer raporlar alınabilecektir

Bilindiği gibi ambar sayım işlemleri;

  • Yılsonunda,
  • Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi değişimlerinde,
  • Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılır.

Yıl içerisinde her ne sebeple olursa olsun sayımlar ve yılsonu sayım işlemleri “Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri” menüsünden yapılmaktadır.

  • Bu menüye ait her bir aşama aşağıda anlatılmış olup işlemlerin doğruluğunun da testinin yapılabilmesi amacıyla “Taşınır Defter ve Raporlar” alanından “13 Nolu Örnek- Sayım Döküm Cetveli” ni tüm hesaplar bazında veya hesap grupları bazında dökümünü alarak muhasebe biriminden alınmış mizan raporları ile karşılaştırınız ve işlemlerin daha sağlıklı yürütülebilmesi için gerekli önlemleri alınız.
  •  

1. Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altında olduğu unutulmamalıdır.

2. Yukarıda bahsedildiği şekilde yapılacak kontroller sonucunda ilgili Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisince tespit edilen, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılması Sayım Kurulunca yaptırılır. Örneğin; son dönem Tüketim Çıkış Raporu ve Kuruş Farkları Raporunun alınması gibi. Ayrıca sistem kendi içerisinde yapacağı kontroller ile onaysız fişlerinizi onaylamanız konusunda kullanıcılara uyarı verecektir.

3. Harcama birimi bazında Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince kayıtları tutulan her bir ambar için “Defterler ve Raporlar ” menüsünden “Taşınır Raporlar” alt menüsünden taşınırların bulunduğu ilgili ambar için “Ambar Sayımı Listesi” alınır. Ambar Sayım Listesi sistemdeki kayıtlarımıza göre son düzey detayına göre kayıtları listeler.

 

Ambar Sayım Listesi dökümü alındıktan sonra Sayım Kurulunca fiili sayıma başlanılır.
Fiili sayım sonuçları Ambar Sayım Listesinin                                                                                                                                       “Ambarda Bulunan Miktar”    sütununa elle (kalem ile) yazılarak fiili durum ile kaydi durum arasındaki durum tespit edilir.

4. Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır.

  • Bu işlemler harcama biriminde her bir ambar için ayrı ayrı yapılır.

 

5. Fiili sayım sonuçlarının aynısının sisteme aktarılması gerekir. Bunun için Sayım ve Yılsonu İşlemleri menüsünden “Sayım Tutanağı Oluştur” seçeneği kullanılarak fiili sayım sonuçlarının girişi yapılır.

 

Yapılacak işlemler sırası ile:

  • Sayım Tutanağı Oluştur,
  • Yılını ve sayımı yapılacak ambarı ilgili kombolardan seç,
  • Fiili sayım sonuçlarını Ambar Sayım Listesindeki verileri esas alarak “Sayım Ambar Miktarı” sütununa giriniz. Sayfa sayısı bir den fazla ise alt kısımda yer alan sayfalar arası geçiş oklarını  kullanınız,
  • Ortak kullanıma verilen taşınırlar “Ortak Kullanımda Bulunan Miktar” alanına giriniz.
  • Kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar ise sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır. Sistem bu kısmı dolu olarak getirecektir.
  • Yapılan girişler Kaydet  butonu ile kaydedilir.

 

  • Üst barda yer alan “Sayım Tutanağı Sonlandır” butonu ile ilgili ambarın sayım işlemi bitirilir.
    • KOLAYLIK

 

 

 

6. Sayım işlemleri sırasında ambarda veya ortak alanda kayıtlarımızda olmayan bir taşınırın bulunması halinde ( daha önce hiç kaydı yapılmayan ) “Yeni Malzeme Ekle” butonuna basarak tanımlı malzemeler listesinden bulunulan malzemeyi listemize ekleyebiliriz. Eğer bulunulan malzeme daha önce hiç tanımlanmadıysa aynı pencerede bulunulan Yeni Malzeme Tanımla butonu ile tanımlama yapılır, ardından malzeme listesine eklenir. Bu şekilde yapılacak bir işlem ile ilgili taşınırın Sayım Tutanağında yer alması sağlanır. Bu taşınıra ait fiyat vb. bilgilerin girişi sayım fazlası sonrası oluşacak TİF oluşturma sırasında olacaktır. Ayrıca Sisteme eklenen bu mallar üzerine tıklandıktan sonra “Sayım Tutanağı Detay Sil ” alanından tekrar silinebilecektir.
 



 

7. Sırasıyla “Kaydet” ve “Sayım Tutanağını Sonlandır” butonlarına basıldığında Sistem sayım sonucuna göre sayım noksanı veya sayım fazlası olması durumunda ilgili alana sizleri yönlendirecektir. Böyle bir durum yok ise (fazla veya noksan) “İşlem başarıyla gerçekleşti” uyarısını verecektir. Bu ambar için yılsonu işlemi tamamlanmış, noksan ve fazla miktar oluşmamıştır. İlgili sayım tutanağına Sayım ve Yılsonu İşlemleri menüsünün Sayım Tutanağı Listesinden ulaşabilirsiniz.

 

8. Sayım işlemi herhangi bir sebepten kullanıcı tarafından kesilerek daha sonra yapılmak üzere sisteme girildiğinde ambar fazla ve noksan taşınırlarının yeniden girilmesinin önlenmesi amacıyla “Kaydet” butonuna basınız. Bu durumda sayıma ait fazla ve noksan sütunlarındaki kayıtlar sistemden silinmeyecek ve sayıma kalınan yerden devam edilmesi mümkün olacaktır. Ancak; kaydet butonuna basılması durumunda daha sonra “Sayım Tutanağını Sonlandır” butonuna basarak işlemi sonuçlandırmadığımız hallerde sistem sayım işlemi devam ettiğinden ilgili ambarı rezerve edecek ve ambara herhangi bir giriş ve çıkış işlemine izin vermeyecektir. Bu nedenle kullanıcı tarafından “İptal” butonuna basılarak ambar giriş ve çıkış işlemlerinin yapılabilir hale getirilebilir.
 



9. Sayım tutanağının “Sayım Tutanağını Sonlandır” butonu ile sonlandırılması durumunda Sistem sizi sayım fazlası veya sayım noksanı olması durumunda yönlendirecektir. Ancak sayım fazla ve noksanı olmaması halinde ise Sistem herhangi bir işlem yapmayarak ilgili ambara ait sayım işlemini bitirecektir.

10. Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile buna bağlı oluşacak olan Sayım Noksanı Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Sayım Fazlası Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Bu nedenle Sistem önce sayım fazlası olarak belirlenen mallara ait bilgileri ekrana getirir.

 

 

11. Sayım fazlası taşınır için ekrana Sistemde girilen 150 grup taşınırlar için son fiyatlar gelecektir. Taşınıra ait bu fiyatı ilgili alan üzerine gelerek düzeltebilirsiniz veya yeni fiyat girebilirsiniz. Daha sonra; taşınırlara ait TİF’i oluşturabilmek için “TİF Oluştur” butonuna basınız ve oluşacak TİF veya TİF’leri isterseniz onaylama işlemlerinden isterseniz de ekrandaki “TİF Onayla” butonuna basarak onaylama işlemini bitiriniz.

12. Daha sonra “Sayım Noksanı”  menüsüne gelerek sayım sonucu noksan olduğu belirlenen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının oluşturulması gerekmektedir. Bu nedenle, taşınırların kayıttan düşme nedenlerinin ilgili alandan seçilmesi ve 253,254 ve 255 grup taşınır için ayrıca sicilinin seçilmesi işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir.
Daha sonra yapılacak işlem “KDTO Oluştur”  butonuna basarak tutanağın oluşturulmasıdır.

13. Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının harcama yetkilisince onaylanması sonrasında Taşınır Mal İşlemleri menüsünden ilgili tutanağa ulaşılarak TİF oluşturma işlemi yapılacağı gibi, yine bu ekranda Sayım Noksanı TİF’lerinin oluşturulabilmesi için “TİF Oluştur”  butonuna basınız ve oluşacak TİF veya TİF’leri isterseniz onaylama işlemlerinde isterseniz de ekrandaki “TİF Onayla”  butonuna basarak onaylama işlemini yapabilirsiniz.

 

14. Her ambar için yapılacak olan bu işlemler sonrası “YILSONU İŞLEMLERİNİ BİTİR” butonuna basarak ilgili yıl seçilir ve yıla ait tüm işlemler bitirilerek Harcama Birimi Yönetim Hesabının verilebilmesi için Sistemden harcama birimi yönetim hesabı cetvelleri ve sayım döküm cetvellerini alınır.

“Taşınır Raporlar” kısmından alınacak olan harcama birimi yönetim hesabı cetvelleri ve sayım döküm cetvellerini Ekod1 düzeyinde alınabileceği gibi, tüm hesaplar için de alınabilecektir.

15. “YIL SON İŞLEMLERİNİ BİTİR” butonuna basıldığında sistem “İşlem başarıyla tamamlandı” uyarısı verecektir. Ancak;

  • Eğer tüm ambarlarınıza ait sayım işlemlerini bitirmediyseniz,
  • Ambarlarınızdan pasif halde olanlar var ise ve bu ambarlar içerisinde sayımı yapılacak mallar var ise bu ambarların aktif hale getirerek sayımını yapmadıysanız,
  • Sayım işlemini bitirdiğiniz ambara ait daha sonra bir giriş veya çıkış işlemi yapılmış ve yeniden sayım yapmadıysanız,

Sistem size uyarı verecektir.
“Lütfen uyarıları dikkate alarak işlemlerinizi tamamlayınız.”

Not: Uyarı var ise; ilk bakılacak alan sayım noksanı ve fazlası sonrası oluşan TİF lerin onaylama işlemelerini tamamlamak olmalıdır.

 

 

ÖNEMLİ HUSUSLAR :

  • Yılsonu işlemleri 31 Aralık tarihinden önce yapılmış ise; o yıl içerisinde yeni bir taşınır giriş veya çıkış işlemi (TİF) yapılır ise muhasebe kayıtları ile envanter kayıtları arasında uyumsuzluk meydana gelecektir. Bu durumda sayım işlemlerinin yeniden yapılması gerekecektir.
  • “Yılsonu İşlemini Bitir” butonuna basıldıktan sonra hata olduğu tespit edilirse yılsonu işleminin iptali için tasinir@muhasebat.gov.tr adresinden iletişime geçin.
  • Yılsonu işlemleri ilgili yıldan sonraki yıla ait bir günde yapılacak ise (örneğin Ocak ayında);

 

    • Sistemde sayım ve yıl sonu işlemeleri ile ilgili işlemeler tamamlanana kadar yeni yıla ait herhangi bir taşınır giriş veya çıkışı yapılmayacaktır. “YIL SONU İŞLEMLERİNİ BİTİR” butonuna basılarak yılı sonlandırmadığınız durumda Sistem ilgili taşınır giriş ve çıkışını geçen yıl son günü yapılmış işlem olarak algılayacak ve geçmiş yıla ait TİF oluşturacaktır. BU NEDENLE YENİ YILA AİT İŞLEMELERİNİZİ GEÇEN YILA AİT SAYIM VE YIL SONU İŞLEMLERİNİ TAMAMLADIKTAN SONRA YAPINIZ.
    • “YIL SON İŞLEMLERİNİ BİTİR” butonuna basılarak geçmiş yılı sonlandırdığımızda ise sistem herhangi bir yeni yıla devir işlemine gerek kalmaksızın kaldığı yerden taşınır giriş ve çıkış işlemlerine devam edecektir. Oluşturulacak TİF ler yeni yılın TİF sayacından numara alacaklardır. Yeni yılda ilk TİF girişi sonrası Sistem geçmiş yıla ait herhangi bir düzeltme imkanı vermeyeceğinden, muhasebe birimi ile irtibatlı olarak yılsonu işlemlerini kapatmayı unutmayınız.

 

NOT:

Tel: 0312 414 72 66

  • KBS ile ilgili her türlü soru, öneri ve istekleriniz için;   tasinir@muhasebat.gov.tr adresinden bilgi alabilirsiniz.

 

  • HYS ile ilgili her türlü soru, öneri ve istekleriniz için uygulama@muhasebat.gov.tr adresinden bilgi alabilirsiniz.
Cumhurbaşkanlığı
Cumhurbaşkanlığı
TBMM
TBMM
Adalet Bakanlığı
Adalet Bakanlığı
Anayasa Mahkemesi
Anayasa Mahkemesi
Yargıtay
Yargıtay
Danıştay
Danıştay
Türkiye
HSYK
e-posta
AİHM
e-posta
Maliye Bakanlığı
Resmi Gazete
Resmi Gazete
UYAP
UYAP / Portal
Türkiye
e-devlet
e-posta
Personel
e-posta
İntranet
İntranet
Bimer
Bimer
Bilgi Edinme
Bilgi Edinme
Resmi Gazete
CPT
Resmi Gazete
Kalkınma Bakanlığı
T.C. Adalet Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Resmi Web Sitesi © 2015 Tüm Hakları Saklıdır.